任何大型会议策划方案的会议管理都可以分为五个步骤:会前准备、会议开始、会议进行、会议总结和后续执行。俗话说，会议管理是核心，活动管理是目标。因此，要成功组织一场大型的会议活动，关键是对会议的前期策划。所谓的会议规划是一个整合和分配资源的过程。它的基础是控制会议的风险，发挥会议的最佳效果。会议要办好，就要及早做好风险控制。一般来说，会议活动中最可能出现的错误在会议的不同阶段表现不同。
一、会前准备工作
会议主题和日程安排不明确，任务分配不明确，与会人员针对性不强，与会人员准备不充分。
二、会议开幕
会议程序过于复杂冗长，主持人能力有限，主题变化自由，与会人员水平参差不齐。
三、会议
会议上消极乏味的讨论甚至超出了主题的范围。会议的进程是漫长的，往往表现为谈判，而不是决定。
四、会议纪要
会议效果不明显，工作安排没有针对性，会议没有组织总结。
五、跟踪的实现
通常情况下，没有及时有效的跟进和信息反馈。
会议本身是一个非常重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地严格控制会议的细节。就像项目管理一样，需要不断的监控、调整和跟进，确保项目按时、优质的完成。例如，会议筹备的规划包括确定会议目标、选择与会者、选择会议时间、选择会议地点、制定会议议程、分发会议通知等。
不仅如此，场地布局的重点检查、保留的关键考虑会议的地方，注意事项签订书面合同时，建立一个良好的会议氛围的能力，经理会议的分组，分组的参与者的注意事项，制作证书，会议的准备会议纪念品、奖品和会议。编制名册、会议24小时前的验收项目、会议12小时前的检查规则和会议项目清单都是非常重要的。
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