马上又要到年终了，大家忙碌了一年心心念念的年会活动终于要到了，想知道在这将要过去的一年里我们付出了什么，我们的收获又是什么，年会的开展酒店和节目内容的选择都是需要大家精心策划的，但其中面临的一个大问题就是年会的费用成本如何安排控制。虽然也比较注重大家的情感体验，但是不管如何一场活动下来的费用成本仍需要精心规划，要让年会策划活动丰富多彩的同时还应该节约成本。下面上海年会活动策划公司就教小伙伴们如何才能很好的控制成本。
一、年会活动策划的开始时间
作为一名专业的年会活动策划人，活动前一定要提前与演员进行清晰沟通。一般音乐表演和娱乐活动应至少提前15分钟安排在到达正式活动开始时间之前，确保年会不会有冷点。要向演员强调必须在客人到达之前做好准备。如果说演员在演出开始前档期满了必须提前做好安排。
二、若是年会活动策划现场很嗨，艺人是否要延长演出时间?
如果要延长时间，年会活动的负责人员应向演员说明。因为有的时候会进行到很晚，所以有必要让相关部门找到合适的时间。同时上海年会活动策划公司为了明确延长演出时间的成本，大家必须在接到通知前告知演奏乐队成员不能带走任何音响设备。
三、年会活动设备的使用情况
设备是精致的、粗糙的还是直接就是坏的？这符合公司的形象吗？这个或那个有问题吗？活动图片或文字是否使用得合适？等等一系列问题按大家都需要提前检查好，不要在活动当天突然发现设备的质量有问题从而影响活动。
四、年会活动中是否具备带有公司logo的代表物
活动策划者应与经纪人先提前进行协商，如果有公司的产品在舞台上，一些明星可能就会拒绝登台，因为这看起来似乎就是在为产品代言。因此必须要得到对方的书面同意，否则产品展示位必须要与演出舞台分开。
五、大家是否需要化妆室
试衣间的数目和面积是多少?大家是否有特别要求，如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储藏室或茶点?如果娱乐节目中有动物表演，年度活动策划者必须保证活动的进行。为了客人安全着想，我们还必须要加强活动的安全性。
六、对服装有什么要求？
演员们应该怎样着装，是直接盛装打扮出场还是到了现场才换衣服，如果他们需要一些繁多的身体彩绘或大的化妆区，是否要有一个单独的洗手间，更衣室是否需要采取安全措施等，简而言之演员的着装和举止要求必须清楚地告知签约演员。
七、如果出现紧急情况是否有对应的固定电话和手机号码联系
大家必须知道活动现场上每个人的电话号码。如果在年会当天发生一些意外情况，必须应该知道要去找谁，去哪里以及如何尽快找到它。
八、年会现场的活动设备什么时候到
要了解活动现场的安装需要多长时间，在年会策划过程中，大家要了解设备的使用方式，确定是否需要对停车场的卸货进行特殊安排。要知道是谁来负责安装工作。
九、如何解决客人的要求
在处理解决客人的要求时，大家必须要学会全面考虑。例如为了方便客人在招待会上认识和交朋友，年会活动策划者可以安排低档的爵士音乐，来舒缓现场的活动气氛。
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